یکی از مهمترین نکات در یک فضای اداری بحث چگونگی چیدمان مبلمان اداری ، پارتیشن اداری و دکوراسیون آن است. بطور مثال میز منشی و میزهای کارمندی باید طوری در فضای اداری قرار گیرد که ارباب رجوع به اسناد و پشت آن دسترسی نداشته باشد .مسئله مهم دیگر در دکوراسیون یک فضای اداری نحوه قرار گرفتن میز منشی است، منشی باید به اتاق مدیریت و درب ورودی مسلط باشد.
از دیگر موارد مهم در بحث دکوراسیون و چیدمان یک فضای اداری نحوه قرار گیری سالن انتظار میباشد زیرا باید در محلی از فضای اداری قرار گیرد که ارباب رجوع به مکانهای خصوصی دسترسی نداشته باشد هنگامیکه میخواهیم برای محیط اداری خود فرنیچر اداری مناسب تهیه کنیم باید جنس و مدل ان مبلمان به گونه ای باشد که با دکوراسیون و فرم پارتیشن اداری آن محیط تطبیق داشته باشد و به ارباب رجوع حس یک محیط اداری را القا نماید
از دیگر موارد مهم در تهیه مبلمان اداری بحث راحتی آن است چون کارمندان برای چند ساعت پشت میز مینشینند، آن میز باید راحتی را برای آن کارمند فراهم نماید پس میز و صندلی کارمندی باید راحت و استاندارد باشد. در بحث صندلی کارمندی باید توجه داشت، که آن صندلی علاوه بر راحتی باید پشتی محکم و راحتی داشته باشد و جنس آن طوری باشد که سریع عرق نکند و همچنین ارتفاع آن قابل تنظیم باشد تا راحتی را برای فرد با هر قد و وزنی ایجاد کند.
در بحث چیدمان و مبلمان اداری مهمترین مسئله مبحث میز مدیریت میباشد و زیبایی و راحتی آن در دکوراسیون اداری نقش مهمی دارد.باید توجه داشت که پیشرفت تکنولوژی در طراحی میز مدیریت نیز تاثیر گذارده.مثلا در گذشته برای نیاز کامپیوتری مدیریت جای زیادی برای کیس یا مانیتور از بین میرفت که امروزه این فضا مورد نیاز نمیباشد.
صندلی مدیریت معمولا دارای پشتی بلند است و ارتفاع آن قابل تنظیم میباشد بنابراین در طراحی میز مدیریت باید توجه داشت که ابعاد آن طوری باشد که در اثر کار زیاد روزانه مدیر دچار درد استخوان و خستگی نشود. یکی از عوامل مهم در طراحی و چیدمان یک فضای اداری نوع رنگ غالب در آن فضاست و نوع کار موجود در آن فضا در نوع رنگ آن محل تاثیر زیادی دارد.
به عنوان مثال دیدن رنگ قرمز فشار خون را بالا میبرد و اشتهای فرد را بالا میبرد به همین دلیل در اغلب رستورانها رنگ قرمز رنگ غالب محیط را تشکیل میدهد و یا دیدن رنگ قرمز کمرنگ واکنشهای منفی را در فرد افزایش میدهد و به همین علت تابلو های اخطار به رنگ قرمز کمرنگ میباشد.
طراحی فضاهای اداری و مبلمان اداری امروزه اکثر مدیران دولتی و خصوصی و شرکت های بزرگ به این نتیجه و باور رسیده اند که تاثیر فضای اداری باعث بالا رفتن راندمان کار کارمندان میگردد به همین دلیل است که معماران و شرکتهای بزرگ در زمینه مبلمان اداری دقیق تر به موضوع فضاهای اداری می اندیشند و به نکاتی که ذهن کارفرمایان را مشغول میکند پاسخ دهند
به عنوان مثال
۱-از مهمترین فاکتورهای بالا رفتن راندمان کاری کارمندان مبحث زیبایی شناسی و آرامش روانی کارمندان به سبب این زیبایی شناسی میباشد.
۲-در show room های سطح شهر مبلمان اداری پیش ساخته تاثیر منفی بر فضای اداری میگذارد زیرا به درد فضای موجود نمیخورد و باعث پرت رفتن فضا میگردد.
۳-بعضی از شرکتهای مبلمان اداری توانایی تجهیز فضا های اداری را بر اساس فضای مورد نظر ندارند.
امروزه طراحی فضای اداری و مبحث مبلمان اداری علاوه بر هنر خود یک علم میباشد و اگربر اساس ارگونومیک انسانی نباشد جز ضرر و زیان چیزی برای مدیران شرکت کار فرما ندارد حتی اگر بسیار زیبا اجرا گردد به همین دلیل در بزرگترین دانشگاه های معماری در دنیا رشته طراحی فضاهای اداری و مبلمان اداری تدریس میگردد.
یکی از معضلات کلان شهر تهران کمبود فضا میباشد به همین دلیل برای جلوگیری از پرت فضا های اداری طراحی مبلمان اداری خیلی مهم میباشد به این دلیل کار فرمایان خود را نباید محدود به بازدید از show rooms سطح شهر نمایند .
بطور کلی برای طراحی یک محیط اداری باید به این نکات توجه داشت: -موارد مورد نیاز و نوع فرنیچر و چگونگی چیدمان آن -نوع کاربری مورد نیاز در مبلمان اداری و پارتیشن ام دی اف ،پارتیشن اداری ، پارتیشن مدرن، پارتیشن دوجداره و پارتیشن شیشه ای -نوع فعالیت کارمندان و پست آنها -نوع خدماتی که در آن فضا انجام میگیرد. -تقسم بندی شبکه ها و پریزها و کلیدها -تقسیم بندی بر اساس دریچه کولرها و شوفاژ -نور پردازی محیط
در برخی از محیط های اداری بحث امنیت کاری کارمندان خیلی مهم بوده و اسناد و مدارک آنها نباید در جلوی دید دیگران باشد به همین خاطر استفاده از پانلها ی جدا کننده و دیوار کوتاه بین میزها الزامی میگردد.برعکس در بعضی دیگر از دفاتر اداری برخی از کارمندان باید به صورت مشترک و با هم کار میکنند که در این صورت بحث میزهای کار گروهی مطرح میگردد.
بطور کلی در محیط اداری دو نوع طراحی وجود دارد که توسط طراحان شرکت دنیای معماری انجام میگیرد: طراحی باز و طراحی بسته.در طراحی باز یک محیط اداری بوسیله پارتیشن سالنها و محوطه کاری تقسیم بندی میگردد که این تقسیم فضای اداری بگونه ای است که علی رغم جدا سازی فعالیت ها در کل مجموعه ارتباط فضایی بین کارمندان وجود داشته باشد.
البته در این تقسیم بندی فضا در محیط اداری باید بگو نه ای باشد که مدیر مجموعه کنترل روی کارمندان خود را داشته باشد ولی این پارتیشن ها باید طوری باشد که هر کارمندی استقلال خود را داشته باشد.برای جلوگیری از کوچک نمایی محیط اداری اغلب از دیوایدرها یا پارتیشن کوتاه استفاده میگردد.
طراحی بسته یک محیط اداری که قدمت طولانی دارد بگو نه ای است که به وسیله دیوارها و یا پارتیشن های بلند یک فضای بسته وخصوصی تشکیل میشود.امروزه از این نوع طراحی فضا در اداراتی انجام میگیرد که فضا ها به لحاظ امنیتی و کاری باید دور از دسترس دیگران باشد.
-لابی یا اتاق انتظار:
در یک محیط اداری معمولا اولین و در دسترس ترین فضا لابی یا همان اتاق انتظار میباشد.لزوم وجود چنین فضایی اینست که شخص مراجعه کننده به محض ورود با بخش اطلاعات یا منشی در ارتباط باشد.طراحان شرکت دنیای معماری(پازل ستاپ)برای این قسمت از یک کانتر برای منشی و یک مبلمان برای پذیرش استفاده کرده و این قسمت که در هر مجموعه ای رخ کار میباشد از بهترین متریال برای دیوار پوشها-کف –سقف و ... استفاده میکنند.معمولا این قسمت از نظراهمیت و زیبایی بعد از از اتاق مدیریت میباشد.
-اتاق مدیریت:
معمولا خصوصی ترین قسمت یک مجموعه اداری اتاق مدیریت میباشد .طراحان شرکت دنیای معماری این قسمت را بخوبی شکیلتر و زیباتر طراحی میکنند تا آن حس مدیریت بخوبی القاء گردد.در فضای اداری میز مدیزیت معمولا بزرگتر و زیباتر از میز های دیگر طراحی و اجرا میگردد.معمولا در اتاق مدیریت برای راحتی مدیر وسایل و ابزار خاصی طراحی میگردد مثل یک ست یا نیم ست راحتی و یا بوفه کوچک و یا دسترسی راحت به توالت شخصی.
اتاق کارمندی یا پرسنلی:
در این اتاقها ممکن است کارمندان با فعالیت متفاوت در کنار هم قرار گیرند.معمولا توصیه میگردد که در این قسمت از پارتیشن کوتاه استفاده گردد تا کارمندان فضای نیمه خصوصی داشته و مزاحم کارایی یکدیگر نشوند معمولا در این فضا چیدمان خاصی برای مبلمان اداری انجام میگیرد که کارشناسان دنیای معماری به بهترین شکل چیدمان های مختلفی برای آن انجام میدهند.مثلا در فضا هایی که توسط پارتیشن مجزا میشوند تضاد مانعی ندارد بلکه این تضاد چیدمان خود باعث تضاد فضا میگردد.
به عنوان مثال در چیدمان یک محیط اداری اتاق مدیریت بصورت کلاسیک دیزاین میشوند ولی دیگر فضا ها بصورت مدرن تجهیز میگردد.
در اماکن اداری که متراژ کمی دارند میتوان بجای استفاده از پارتیشن از کتابخانه یا فایل استفاده نمود تا کارایی آن فضا بیشتر گردد یا مثلا در فضای انتظار کوچک که تعداد مراجعین زیادی دارد میتوان از مبلمان دو طرفه استفاده کرد.
اتاق کنفرانس:
در این اتاق مهمترین مبلمان میز کنفرانس میباشد که به بهترین شکل توسط مهندسان شرکت دنیای معماری طراحی و اجرا میگردد.این فضا چون یکی از مهمترین فضای اداری میباشد باید دارای شرایط خاصی در طراحی و اجرای آن لحاظ گردد.چون در این مکان اغلب جلسات مهم انجام میشود بحث اکوستیک بودن آن بسیار مهم میباشد . البته باید توجه داشت که با اندازه و شکل اتاق و تعداد نفرات مورد نیاز کارفرما طرح میز کنفرانس اجرا میگردد که البته سمت افراد و تقدم در نشستن افراد نیز باید رعایت گردد
در اغلب موارد نیز وجود ویدیو پروجکشن ضروری میباشد که باید در جلوی دید همه لحاظ گردد.در بحث اکوستیک بودن فضا اگر مکان مجزایی نباشد از پارتیشن های رویه کوب استفاده میگردد که بوسیله چرم یا چوب اکوستیک میگردد.
تاثیرات بصری:
در هنگام ورود به یک محیط اداری طراحی و رنگ مبلمانها و فضا باید به گونهای به نظر ارباب رجوع برسد که حس یک محیط اداری برای او القاء گردد
بنابراین در یک محیط اداری از رنگهای خنثی استفاده گردد بهتر است و معمولا در چنین فضایی از رنگهای صورتی ونارنجی و یا مغز پسته ای استفاده نمیگردد.
بهتر این است که برای مبلمان بخش مدیریت از رنگ قهوه ای یا مشکی همراه با قرمز استفاده گردد که تاثیربهتری روی ارباب رجوع میگذارد.
معمولا در ادارات به دلیل رفت و آمد زیاد افراد طراحان دنیای معماری از متریالی استفاده میکنند که دوام بیشتری داشته باشد
بنابراین در طراحی مبلمان اداری سعی میگردد که از چرم یا مخمل ضخیم استفاده گردد.